ENSAYO "BMP"

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

BPM: ARTICULANDO ESTRATEGIA PROCESOS Y TECNOLOGIA

La fuente de estas ventajas esta en las actividades que desarrolla, por lo que la

eficiencia en los procesos de negocio representa un foco de acción para sus

directivos

Desde el inicio de la administración no importando el tamaño del negocio uno de

los factores más importantes para el desarrollo de una entidad es hacer que los

empleados sean eficientes y al mismo tiempo que sean capaces de trabajar en

equipo, así mismo con la automatización de los procesos se traza un camino hacia

una buena organización

Cuando se habla de una buena administración el mejoramiento y la eficiencia son

inevitables, por lo que de manera continua los procesos en su conjunto se deberán

de automatizar, integrar y optimizar de forma continua buscando siempre una

eficiencia en los mismos, para que en su conjunto puedan general una solo

entidad cuya finalidad sea el objetivo común de la corporación mediante la

correcta administración de los procesos del negocio.

Mediante el mejoramiento de las actividades y procesos puede lograrse un mejor

entendimiento del negocio lo que ayuda a la fácil detección de las posibles

ineficiencias y a la aplicación de planes de acción adecuados para asegurar que

los procesos se ejecuten de forma cada vez más eficiente.

Las actuales organizaciones por lo general ya tienen una amplia visión de cómo

puede ser utilizado el BMP en toda la empresa, pero si se quiere realizar la

implementación se debe de iniciar con un departamento a la vez analizando cada

uno de los componentes de dicho ciclo desde el inicio hasta la conclusión del

mismo, se recomienda que este departamento sea el que maneje más cosas en

papel o manuales y el que pueda producir mejoras inmediatas en efectivo.

Teniendo como meta un rango de control de calidad e involucrando a la gerencia

en los procesos del negocio serán capaces de determinar más rápidamente si un

problema existe y documentar el tiempo que tardara en resolverse.

Es importante tener en cuenta y desarrollar acciones preventivas para que por

ejemplo el proceso de producción siempre llegue a su culminación en el tiempo

estimado sin tener contratiempos, esto se lograra mediante un análisis de los

anteriores contratiempos o desviaciones que hicieron que dicho proceso no se

culminara en tiempo y forma. Por lo que las acciones para remediar dichas

inconsistencias deberán de ser las primeras en considerarse para su resolución y

así seguir corrigiendo las desviaciones actuales hasta logar un sistema de alerta

eficiente en donde la pronta solución de cualquier problema o desviación sea lo

más importante.

Los empleados deben de aprender a vivir con la tecnología y los beneficios que

se obtiene de la misma, así mismo deben de entender que el mejoramiento y

automatización en las áreas de trabajo será un beneficio para la compañía

optimizando costos y para el empleado apoyándolo a mejorar la calidad de su

trabajo y a el cumplimiento de sus metas.

En muchos de los casos los trabajadores saben si necesitan alguna otra

herramienta o recurso para mejorar su trabajo y hacerlo más eficiente, por lo que

se deben de tomar en cuenta las opiniones de los empleados ya que son ellos

quienes en muchos de los casos saben exactamente como se puede mejorar su

proceso de trabajo, por lo que la gerencia se debe de involucrar de manera directa

en el trabajo de campo para conocer las verdaderas necesidades tanto de

entrenamiento para su personal así como cerciorarse de que las herramientas de

trabajo son las adecuadas para poder mejorar y automatizar dicho departamento.

-Primeramente se debe de saber hacia dónde se quiere llevar el negocio pero para

esto se deben de analizar y comprender los procesos actuales para conocer qué

es lo que se tienen que modificar o evitar y que es lo que se tiene que cambiar, así

mismo se deben de poner fechas y metas alcanzables para poder monitorear los

resultados que se quieren obtener. Podría ser recomendable que asesores

externos apoyen con el trabajo ya que podrían detectar mayores áreas de

oportunidad y agilizar la implementación de los cambios propuestos para mejorar

el proceso.

-Es importante saber qué sistema se va a implementar para el manejo de la

información o evaluar si el existente es flexible y pueda soportar los cambios

deseados a corto y a largo plazo de no ser así en necesario saber cuál es la

expectativa de desarrollo de la empresa para poder elegir un sistema integral que

se acople a las necesidades de la administración para el buen manejo y

procesamiento de la información.

-La automatización de aquellos departamentos con mayor flujo de documentos

debe de ser una prioridad ya que entre menos actividades manuales se realicen

se invertirá menos tiempo en el manejo y procesamiento de la información con

resultados más precisos.

Los sistemas BPMS incluyen funcionalidades para representar la interrelación de

las diferentes dimensiones del proceso de manera grafica.

-Una vez que se haya realizado la el mejoramiento de los departamentos con

mayor manejo de documentos se debe de iniciar la automatización hacia el total

de los departamentos pero nunca se debe de perder de vista el flujo más

importante de información que sustenta el funcionamiento de la compañía lo cual

nunca debe de ser descuidado

-Cuando se ha logrado la implementación integral de BPM y la administración se

sienta confortable con la misma es tiempo de incluir aquellos sistemas alternos

que apoyan a cada departamento dentro de la implementación del proceso de

información

-Los beneficios se darán de la mano con los objetivos de la compañía se estos

objetivos son a corto o largo plazo se podrán ajustar aquellos detalles que no se

hayan detectado durante el proceso de implementación haciendo que con del

tiempo se mejore cada vez más el procesamiento de información y actividades

generales dentro de la compañía.

En tiempos de crisis financiera solo las compañías mas fuertes y mejor

administradas subsisten por lo que muchas empresas buscan algún sistema BPM

para incrementar la eficiencia en sus operaciones, pero lo primero que deben de

hacer es examinar todas las áreas y departamentos con la finalidad de conocer las

verdaderas necesidades del negocio una vez hecho esto ya podrán saber qué tipo

de sistema les ayudara para la implementación de el BPM, el cual se deberá

implementar poco a poco y entendiendo que es lo que se está mejorando y en que

ayudara a la compañía no es conveniente que la implementación se realice de

forma rápida ya que existe el riesgo de no analizar los detalles que muchas veces

podrían hacer la diferencia para logar la eficiencia que se quiere lograr.

Usualmente se identifican compañías de manufactura como las que implementan

con mayor frecuencia el BPM y por lo tanto en dicho reestructura se deberán

incluyen robots o nueva maquinaria que realice actividades repetitivas que ya

fueron revisadas y perfeccionadas, pero también en la industria de servicio se está

implementando el BPM por lo que el factor humano siempre tendrá un papel muy

importante y se deberán de revisar los perfiles de puestos de cada persona.

Constituyen una alternativa para la búsqueda de ventajas competitivas, para

afronta. Escenarios de competencia en mercados nacionales e internacionales.

El BPM es el entendimiento, gestión e innovación de procesos bajo estándares

internacionales, alineados con la estrategia de negocio.